Etsy-Rechnungsvorlage für Verkäufer

Etsy stellt Käufern eine einfache Bestellquittung aus — das reicht als steuerliche Rechnung oft nicht aus. Du solltest eine ordentliche Rechnung ausstellen, wenn:

• Du umsatzsteuerlich registriert bist und ein Käufer eine Rechnung für seine Unterlagen anfragt
• Du Sonderanfertigungen oder Auftragsarbeiten verkaufst — eine schriftliche Rechnung schützt beide Seiten hinsichtlich Umfang und Preis
• Der Käufer ein Unternehmen ist (B2B) und eine MwSt.-Rechnung für den Vorsteuerabzug benötigt
• Du als Kleinunternehmer nach § 19 UStG agierst — kein MwSt.-Ausweis, aber Pflichthinweis auf der Rechnung
• Du digitale Produkte verkaufst — für Digitalinhalte gelten andere MwSt.-Regeln als für physische Waren

Digitale Produkte auf Etsy (Druckvorlagen, SVG-Dateien, Schnittmuster, Schriftarten) unterliegen in der EU und im UK besonderen MwSt.-Regeln:

• B2C-Digitalverkäufe an EU-Käufer: Etsy erhebt und führt die MwSt. des Käuferlandes ab — du musst dafür keine eigene MwSt. ausweisen
• B2C-Digitalverkäufe an UK-Käufer: Etsy erhebt ebenfalls die britische MwSt. (20 %) und führt sie ab
• B2B-Digitalverkäufe: In der Regel gilt das Reverse-Charge-Verfahren — keine MwSt., beide USt-IdNrn. auf der Rechnung
• Inlandsverkäufe (Deutschland): Bei Umsatzsteuerpflicht 19 % MwSt. ausweisen; Kleinunternehmer ohne MwSt. mit Pflichthinweis gemäß § 19 UStG

Gleiche am Jahresende deine Etsy-MwSt.-Aufstellung mit deinen Buchführungsunterlagen ab — Etsy stellt im Verkäuferkonto einen detaillierten MwSt.-Report bereit.

• Dein Shop-Name, rechtlicher Firmenname (falls abweichend), Anschrift und USt-IdNr. (sofern vorhanden)
• Name und Lieferanschrift des Käufers aus der Etsy-Bestellung
• Etsy-Bestellnummer — für die Zuordnung
• Deine fortlaufende Rechnungsnummer
• Rechnungsdatum
• Einzelpositionen — Listing-Bezeichnung, Menge, Einzelpreis, Zeilensumme. Bei Sonderanfertigungen die Personalisierung klar beschreiben (Größe, Farbe, Text).
• Versand als separate Position
• Von Etsy erhobene MwSt. — gesondert vermerken, falls zutreffend
• Gesamtbetrag

Bei individuellen Auftragsarbeiten erfüllt die Rechnung gleichzeitig eine Vertragsfunktion. Wichtig:

• Genaue Beschreibung der Anpassung — Farben, Maße, Materialien, Personalisierungstext, Menge
• Produktionszeitraum — wann der Käufer den Artikel erwartet
• Korrekturregelung — wie viele Änderungen inklusive sind, bevor Mehrkosten entstehen
• Anzahlungskonditionen — viele Verkäufer verlangen 50 % Anzahlung bei Sonderanfertigungen
• Stornierungsrichtlinie — bei Auftragsarbeiten oft nicht rückerstattungsfähig nach Produktionsbeginn

Stelle eine Anzahlungsrechnung bei Auftragsannahme und eine Schlussrechnung bei Lieferung aus. invoicePrivate macht es einfach, die Anzahlungsrechnung als Grundlage für die Schlussrechnung zu duplizieren.