Etsy factuursjabloon voor verkopers

Etsy genereert een eenvoudig bestelbevestiging voor kopers — dat volstaat vaak niet als fiscale factuur. Je moet een volwaardige factuur uitsturen wanneer:

• Je btw-plichtig bent en een koper een factuur vraagt voor zijn administratie
• Je maatwerk of commissiewerk verkoopt — een schriftelijke factuur beschermt beide partijen over prijs en omschrijving
• De koper een bedrijf is (B2B) en een btw-factuur nodig heeft om btw terug te vorderen
• Je de KOR toepast (Kleineondernemersregeling) — geen btw, maar verplichte vermelding op de factuur
• Je digitale producten verkoopt — de btw-regels voor digitale producten wijken af van fysieke goederen

Digitale producten op Etsy (printables, SVG-bestanden, patronen, lettertypen) hebben specifieke btw-regels in de EU en het VK:

• B2C digitale verkopen naar EU-kopers: Etsy int en draagt de btw van het land van de koper af — jij hoeft zelf geen btw te berekenen
• B2C digitale verkopen naar VK-kopers: Etsy int ook de Britse btw (20 %) en draagt die af
• B2B digitale verkopen: Btw verlegd is doorgaans van toepassing — btw 0 %, beide btw-nummers op de factuur
• Binnenlandse verkopen (Nederland): 21 % btw als je btw-plichtig bent; bij KOR verplichte vermelding

Stem je Etsy btw-overzicht af met je boekhouding aan het einde van elke periode — Etsy biedt een downloadbaar btw-rapport in je Winkelbeheerder.

• Naam winkel, bedrijfsnaam (indien afwijkend), adres en btw-nummer (indien van toepassing)
• Naam en afleveradres van de koper uit de Etsy-bestelling
• Etsy-bestelnummer — voor de afstemming
• Jouw volgnummer factuur
• Factuurdatum
• Artikelomschrijving — naam aanbieding, aantal, prijs excl. btw, totaal excl. btw. Voor maatwerk: beschrijf de personalisatie precies (maat, kleur, tekst).
• Verzendkosten als aparte regel
• Door Etsy geïnde btw — vermeld die apart als van toepassing
• Totaal incl. btw

Bij aangepast werk vervult de factuur ook een contractfunctie:

• Exacte omschrijving van de aanpassing — kleuren, maten, materialen, persoonlijke tekst, aantal
• Productietijd — wanneer de koper het artikel kan verwachten
• Revisiebeleid — hoeveel wijzigingen zijn inbegrepen voor extra kosten gelden
• Aanbetalingsvoorwaarden — veel verkopers vragen 50 % aanbetaling bij maatwerk
• Annuleringsbeleid — vaak niet terugbetaalbaar zodra de productie begonnen is