Hoe Maak je een Professionele Factuur in Nederland: Complete Gids 2025
Complete gids voor factureren in Nederland: verplichte vermeldingen, BTW-tarieven, ZZP-facturering en tips om sneller betaald te worden.
Een correcte factuur is een wettelijke verplichting voor iedere ondernemer en ZZP'er in Nederland. Een onvolledige of onjuiste factuur kan leiden tot boetes van de Belastingdienst en problemen met BTW-aftrek voor jouw klant.
Verplichte vermeldingen op een Nederlandse factuur
Volgens de Wet op de Omzetbelasting 1968 en de BTW-richtlijn moet elke factuur de volgende gegevens bevatten:
- Factuurdatum
- Uniek en oplopend factuurnummer
- Naam en adres van de leverancier
- BTW-identificatienummer (BTW-nummer) van de leverancier
- KVK-nummer van de leverancier
- Naam en adres van de klant
- BTW-nummer van de klant (bij B2B-transacties)
- Omschrijving van de geleverde goederen of diensten
- Hoeveelheid en prijs van de geleverde prestaties
- BTW-tarief per post
- BTW-bedrag
- Totaalbedrag exclusief BTW
- Totaalbedrag inclusief BTW
BTW-tarieven in Nederland (2025)
- 21%: Algemeen tarief (de meeste goederen en diensten)
- 9%: Verlaagd tarief (voedsel, geneesmiddelen, boeken, personenvervoer)
- 0%: Nultarief (export buiten EU, intracommunautaire leveringen)
Stappenplan: een factuur maken
Stap 1: Kies een professionele factuursjabloon
Gebruik onze gratis factuurmaker om in enkele seconden een professionele factuur te maken die voldoet aan de Nederlandse wet- en regelgeving. Geen registratie vereist.
Stap 2: Vul jouw gegevens in
Vermeld je volledige naam of handelsnaam, adres, BTW-nummer en KVK-nummer. Voeg je logo toe voor een professioneler resultaat.
Kleine ondernemersregeling (KOR): Pas je de KOR toe? Dan factureer je zonder BTW. Vermeld op de factuur: "BTW vrijgesteld op grond van de kleineondernemersregeling (art. 25 Wet OB 1968)."
Stap 3: Klantgegevens
Voer de naam of handelsnaam, het adres en het BTW-nummer van je klant in. Voor zakelijke klanten binnen de EU heb je ook hun intracommunautair BTW-nummer nodig (te controleren via VIES).
Stap 4: Oplopende factuurnummering
Elk factuurnummer moet uniek zijn en opeenvolgend binnen een reeks. Je mag meerdere reeksen gebruiken (bijv. 2025-001, 2025-002), maar elke reeks moet doorlopend zijn zonder gaten.
Stap 5: Beschrijf de diensten gedetailleerd
Vermijd vage omschrijvingen. In plaats van "advieswerk" schrijf je:
"Online marketingadvies — strategie sociale media Q1 2025 — 12 uur × € 85/uur — januari 2025"
Stap 6: BTW correct berekenen en tonen
Toon per factuurlijn het BTW-tarief en het BTW-bedrag afzonderlijk:
- Subtotaal excl. BTW: € 1.200,00
- BTW 21%: € 252,00
- Totaal incl. BTW: € 1.452,00
Stap 7: Betalingstermijn
Vermeld een concrete vervaldatum. De Wet handelsovereenkomsten (implementatie EU-richtlijn 2011/7) stelt een maximale betalingstermijn van 30 dagen voor B2B-transacties, verlengbaar tot 60 dagen in bijzondere gevallen.
Intracommunautaire leveringen (EU)
Lever je diensten of goederen aan BTW-plichtige ondernemers in andere EU-landen? Dan pas je het 0%-tarief toe (verlegging/intracommunautaire levering) en vermeld je op de factuur: "BTW verlegd" of "Reverse charge" met het BTW-nummer van de klant.
Factuurbewaarplicht
Facturen moeten minimaal 7 jaar worden bewaard (voor onroerende zaken 10 jaar). Digitale facturen zijn toegestaan mits de authenticiteit en integriteit zijn gewaarborgd.
FAQ
Moet ik een KVK-nummer op mijn factuur vermelden?▼
Ja, als je ingeschreven bent bij de Kamer van Koophandel (wat verplicht is voor de meeste ondernemers), moet je KVK-nummer op de factuur staan. Dit geldt ook voor ZZP'ers.
Wat is de KOR en wanneer mag ik die toepassen?▼
De Kleineondernemersregeling (KOR) geldt voor ondernemers met een jaaromzet onder € 20.000. Je betaalt dan geen BTW en factureert zonder BTW. Aanmelden bij de Belastingdienst is verplicht.
Kan ik een factuur in een vreemde valuta sturen?▼
Ja, maar het BTW-bedrag moet altijd in euro's worden uitgedrukt op de factuur. Gebruik de officiële wisselkoers van de ECB op de factuurdatum.
Wat als mijn klant de factuur niet betaalt?▼
Stuur eerst een schriftelijke aanmaning. Na herhaald niet-betalen kun je een incassobureau inschakelen, een betalingsbevel aanvragen bij de rechtbank (spoedprocedure voor onbetwiste vorderingen), of naar de kantonrechter stappen voor bedragen tot € 25.000.
Uw eerste factuur in minder dan drie minuten
Gratis voor altijd. Geen creditcard, geen registratie, geen watermerk. Open de tool en begin.
Factuur maken →