Welche Formulierung muss auf einer Kleinunternehmer-Rechnung stehen?

Die gängigste Formulierung ist: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet." Sie muss auf jeder Rechnung erscheinen. Du darfst dabei keine Umsatzsteuer ausweisen — selbst 0% MwSt. darf nicht angegeben werden.

Brauche ich als Kleinunternehmer eine USt-IdNr.?

Nein, eine USt-IdNr. ist für Kleinunternehmer nicht verpflichtend. Du kannst stattdessen deine Steuernummer angeben. Die USt-IdNr. wird erst bei EU-internen Geschäften mit umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen relevant.

Kann ich freiwillig auf den Kleinunternehmer-Status verzichten?

Ja. Du kannst gegenüber dem Finanzamt auf die Anwendung des § 19 UStG verzichten und damit regulär umsatzsteuerpflichtig werden. Das kann sich lohnen, wenn du viele Ausgaben mit Vorsteuer hast. Die Bindungsfrist beträgt 5 Jahre.

Was passiert, wenn ich versehentlich Umsatzsteuer auf meiner Kleinunternehmer-Rechnung ausweise?

Dann schuldest du die ausgewiesene Steuer dem Finanzamt automatisch (§ 14c UStG) — auch wenn du sie nicht eingenommen hast. Stelle in diesem Fall umgehend eine korrigierte Rechnung aus und kläre die Situation mit dem Finanzamt.

Free Private Invoice Generator — No Account, No Sign-Up

Als Kleinunternehmer musst du keine Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen ausweisen — aber deine Rechnungen müssen trotzdem bestimmte Pflichtangaben enthalten. Ein häufiger Fehler: Kleinunternehmer vergessen die korrekte Formulierung nach § 19 UStG oder lassen wichtige Pflichtfelder weg. Das kann bei einer Betriebsprüfung teuer werden.

Diese Anleitung zeigt dir alles, was du für eine korrekte Kleinunternehmer-Rechnung brauchst.

Was ist der Kleinunternehmer-Status?

Nach § 19 UStG bist du Kleinunternehmer, wenn:

Dein Gesamtumsatz im Vorjahr nicht mehr als 22.000 € (ab 2024: 25.000 €) betragen hat, und
Dein Gesamtumsatz im laufenden Jahr voraussichtlich nicht mehr als 50.000 € (ab 2024: 100.000 €) beträgt.

Hinweis: Die Umsatzgrenzen wurden mit dem Jahressteuergesetz 2024 angehoben. Ab 2025 gilt: Vorjahresumsatz ≤ 25.000 € und laufendes Jahr voraussichtlich ≤ 100.000 €.

Pflichtangaben auf einer Kleinunternehmer-Rechnung

Jede Rechnung muss nach § 14 UStG folgende Angaben enthalten:

Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers (du)
Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers (dein Kunde)
Steuernummer oder USt-IdNr. des leistenden Unternehmers
Ausstellungsdatum der Rechnung
Fortlaufende Rechnungsnummer (z. B. 2025-001)
Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der sonstigen Leistungen
Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
Nettoentgelt (Betrag ohne Umsatzsteuer)
Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG

Der wichtigste Pflichttext: § 19 UStG-Hinweis

Als Kleinunternehmer musst du auf jeder Rechnung einen Hinweis aufnehmen, dass du keine Umsatzsteuer berechnest. Die gängigste Formulierung:

„Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."

Alternativ akzeptierte Formulierungen:

„Umsatzsteuerbefreiung nach § 19 UStG"
„Kein Steuerausweis gemäß § 19 Abs. 1 UStG"
„Als Kleinunternehmer im Sinne von § 19 Abs. 1 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."

Wichtig: Du darfst auf einer Kleinunternehmer-Rechnung keine Umsatzsteuer ausweisen. Wenn du versehentlich eine MwSt. angibst, schuldest du diese dem Finanzamt automatisch — auch wenn du sie gar nicht eingenommen hast (§ 14c UStG).

Musterrechnung für Kleinunternehmer

So könnte eine korrekte Kleinunternehmer-Rechnung aussehen:

Max Muster, Musterstraße 1, 12345 Musterstadt
Steuernummer: 123/456/78901
Rechnungsnummer: 2025-003
Rechnungsdatum: 15. März 2025
Leistungszeitraum: März 2025
Beschreibung: Webdesign-Leistungen, 10 Stunden à 80,00 €
Gesamtbetrag: 800,00 €
Hinweis: Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.

Häufige Fehler und wie du sie vermeidest

Fehler 1: Fehlende Steuernummer

Viele Kleinunternehmer vergessen, ihre Steuernummer oder USt-IdNr. anzugeben. Diese Angabe ist Pflicht. Deine Steuernummer bekommst du vom Finanzamt zugewiesen — sie ist auf deinem Steuerbescheid oder dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung zu finden.

Fehler 2: Kein § 19-Hinweis

Ohne den Steuerbefreiungshinweis ist deine Rechnung formal unvollständig. Füge den Hinweis immer in einem gut sichtbaren Bereich der Rechnung ein — z. B. unterhalb der Summenzeile.

Fehler 3: Unvollständige Leistungsbeschreibung

„Beratungsleistungen März" ist zu vage. Schreibe: „Strategieberatung für Produktlaunch — 5 Sitzungen à 2 Stunden — 1.–15. März 2025." Eine klare Beschreibung vermeidet Rückfragen und beschleunigt die Zahlung.

Fehler 4: Fehlender Leistungszeitraum

Du musst den Zeitpunkt oder Zeitraum der Leistungserbringung angeben. Das Rechnungsdatum allein reicht nicht — insbesondere bei Dienstleistungen, die sich über mehrere Wochen erstrecken.

Wann verlierst du den Kleinunternehmer-Status?

Wenn dein Umsatz die Grenze überschreitet, bist du ab dem Folgejahr umsatzsteuerpflichtig. Du musst dann:

Dich beim Finanzamt ummelden
Eine USt-IdNr. beantragen
Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen ausweisen und monatlich oder vierteljährlich voranmelden

Erstelle deine Kleinunternehmer-Rechnung einfach und korrekt mit invoicePrivate — alle Pflichtfelder bereits voreingestellt, kein Konto erforderlich.

Kleinunternehmer-Rechnung: Pflichtangaben und Vorlage nach § 19 UStG