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Was ist eine Gutschrift?
Eine Gutschrift (auch Stornorechnung oder Kreditnote) ist ein Dokument, das der Verkäufer ausstellt, um den geschuldeten Betrag des Käufers zu reduzieren. Sie ist das Gegenstück zur Rechnung — statt eine Zahlung zu fordern, storniert oder reduziert sie eine bestehende Zahlungspflicht.
Häufige Gründe für eine Gutschrift:
- Rechnungsfehler: Überhöhte Berechnung, Rechenfehler oder falsch fakturierte Leistung
- Warenrücksendung: Der Kunde gibt Produkte zurück
- Nicht erbrachte Leistung: Fakturierte Arbeit wurde nicht wie vereinbart ausgeführt
- Nachträglicher Rabatt: Ein Rabatt wurde nach Rechnungsstellung vereinbart
Was muss auf einer Gutschrift stehen?
- Bezeichnung „GUTSCHRIFT" — klar kennzeichnen, um Verwechslung mit einer Rechnung zu vermeiden
- Gutschriftnummer — eigene fortlaufende Nummerierung (z. B. GS-001)
- Ausstellungsdatum
- Bezug auf die ursprüngliche Rechnungsnummer — z. B. „Gutschrift zur Rechnung Nr. RE-045"
- Deine Geschäftsdaten und die Kundendaten
- Aufgelistete Gutschriftspositionen — spiegeln die Original-Rechnungspositionen wider
- MwSt.-Korrektur — wenn die Originalrechnung MwSt. enthielt, muss die Gutschrift die entsprechende Steuerkorrektur ausweisen
Gutschriften und MwSt.
Gutschriften haben konkrete umsatzsteuerliche Auswirkungen. Wichtige Regeln:
- Eine Gutschrift muss dieselbe MwSt.-Aufgliederung wie die Originalrechnung enthalten
- Beide Parteien müssen ihre Umsatzsteuervoranmeldung entsprechend korrigieren
- Stelle die Gutschrift möglichst im gleichen Voranmeldungszeitraum wie die Originalrechnung aus
- Bewahre eine Kopie mit Bezug zur Originalrechnung für deine Buchhaltung und eventuelle Prüfungen auf
Häufig gestellte Fragen
Soll ich die Originalrechnung stornieren oder eine Gutschrift ausstellen?
Immer eine Gutschrift ausstellen, niemals die Originalrechnung löschen oder stornieren. Eine Löschung verursacht eine Lücke in der Rechnungsnummerierung, was bei Betriebsprüfungen problematisch sein kann. Eine Gutschrift schafft einen revisionssicheren Prüfpfad.
Kann eine Gutschrift nur einen Teil der Rechnung betreffen?
Ja. Eine Teilgutschrift wird ausgestellt, wenn nur bestimmte Positionen der Originalrechnung gutgeschrieben werden. Liste nur die betreffenden Positionen auf — die restlichen Rechnungspositionen bleiben unverändert.
Wie nummeriere ich Gutschriften?
Verwende eine eigene fortlaufende Nummerierung, z. B. GS-001, GS-002. So lassen sich Gutschriften in der Buchhaltung eindeutig von Rechnungen unterscheiden und keine Nummernlücken entstehen.
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