Rechnung erstellen: Der vollständige Leitfaden für Freelancer in Deutschland
Professionelle Rechnung erstellen: Pflichtangaben nach § 14 UStG, Schritt-für-Schritt-Anleitung und häufige Fehler vermeiden. Kostenlos starten.
Eine ordnungsgemäße Rechnung zu erstellen ist für jeden Freelancer und Selbstständigen in Deutschland unerlässlich. Nicht nur, um bezahlt zu werden — sondern auch, um steuerliche und rechtliche Anforderungen zu erfüllen. Fehlerhafte Rechnungen können zu Problemen mit dem Finanzamt führen und Kunden daran hindern, die Vorsteuer abzuziehen.
Pflichtangaben auf einer Rechnung nach § 14 UStG
Gemäß § 14 Abs. 4 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) muss eine ordnungsgemäße Rechnung in Deutschland folgende Angaben enthalten:
- Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Fortlaufende Rechnungsnummer (eine oder mehrere Zahlenreihen)
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der sonstigen Leistungen
- Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung
- Entgelt für die Lieferung oder Leistung (Nettobetrag)
- Im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen (Rabatte, Skonti)
- Anzuwendender Steuersatz sowie der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag
- Hinweis auf eine Steuerbefreiung, falls anwendbar
Für Rechnungen bis zu einem Gesamtbetrag von 250 Euro (brutto) genügt eine vereinfachte Rechnung nach § 33 UStDV mit weniger Pflichtangaben.
Umsatzsteuersätze in Deutschland (2025)
- 19 %: Regelsatz für die meisten Waren und Dienstleistungen
- 7 %: Ermäßigter Satz für Lebensmittel, Bücher, ÖPNV, Beherbergung
- 0 %: Steuerfreie Leistungen (Export, innergemeinschaftliche Lieferungen)
Schritt-für-Schritt: Professionelle Rechnung erstellen
Schritt 1: Rechnungsvorlage wählen
Beginne mit einer professionellen Rechnungsvorlage, die alle gesetzlich vorgeschriebenen Felder enthält. Mit unserem kostenlosen Rechnungsgenerator erstellst du in wenigen Minuten eine rechtssichere Rechnung — ohne Anmeldung und vollständig kostenlos.
Schritt 2: Deine Geschäftsdaten eintragen
Füge deinen vollständigen Namen oder deine Firmenbezeichnung, deine vollständige Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse sowie deine Steuernummer oder USt-IdNr. ein. Hast du ein Unternehmenslogo, füge es ebenfalls ein — professionelle Rechnungen wirken vertrauenswürdiger und werden schneller bezahlt.
Wichtig für Kleinunternehmer: Wenn du die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG anwendest (Jahresumsatz unter 22.000 Euro im Vorjahr), darfst du keine Umsatzsteuer ausweisen. Stattdessen muss der Hinweis auf der Rechnung stehen: "Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."
Schritt 3: Kundendaten eingeben
Trage den vollständigen Namen oder die Firmenbezeichnung deines Kunden sowie die vollständige Anschrift ein. Bei Rechnungen an andere Unternehmen innerhalb der EU benötigst du außerdem die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden für den innergemeinschaftlichen Erwerb.
Schritt 4: Fortlaufende Rechnungsnummer vergeben
Jede Rechnung muss eine eindeutige, fortlaufende Rechnungsnummer haben. Es darf keine Unterbrechungen in der Nummernfolge geben — auch nicht für stornierte Rechnungen. Bewährte Formate:
- RE-2025-001, RE-2025-002
- 2025-001, 2025-002
- INV-001, INV-002 (besonders für internationale Kunden geeignet)
Schritt 5: Leistungen detailliert beschreiben
Beschreibe jede erbrachte Leistung klar und nachvollziehbar. "Beratungsleistungen" ist für das Finanzamt zu unspezifisch. Schreibe stattdessen: "Webseitenentwicklung — Konzeption und Umsetzung der Startseite inkl. responsivem Design — 32 Stunden à 85,00 € — Januar 2025."
Schritt 6: Umsatzsteuer korrekt ausweisen
Für reguläre Leistungen gilt der Regelsteuersatz von 19 %. Für bestimmte Leistungen (z. B. Buchgestaltung) der ermäßigte Steuersatz von 7 %. Weise den Steuerbetrag immer separat aus:
- Nettobetrag: 1.000,00 €
- 19 % Umsatzsteuer: 190,00 €
- Bruttobetrag: 1.190,00 €
Schritt 7: Zahlungsziel klar angeben
Gib immer ein konkretes Zahlungsziel an. Statt "zahlbar innerhalb von 14 Tagen" schreibe besser: "Zahlbar bis zum 15. Februar 2025." Du kannst auch Skonto anbieten: "Bei Zahlung bis zum 5. Februar 2025: 2 % Skonto."
Schritt 8: Bankverbindung angeben
Füge deine IBAN, die BIC/SWIFT-Nummer und den Namen deiner Bank ein. Je einfacher du die Bezahlung machst, desto schneller erhältst du dein Geld.
Aufbewahrungspflichten für Rechnungen
In Deutschland gilt für Rechnungen eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren (§ 147 AO). Stelle sicher, dass du alle Rechnungen — ob digital oder in Papierform — sicher und unveränderbar archivierst. Digitale Archivierung ist erlaubt, wenn die Rechnungen unveränderbar und jederzeit lesbar sind (GoBD-Anforderungen).
Häufige Fehler beim Rechnungen schreiben
- Fehlende oder falsche Steuernummer / USt-IdNr.
- Unterbrochene Rechnungsnummernfolge
- Zu vage Leistungsbeschreibungen
- Kein Hinweis auf Steuerbefreiung bei Kleinunternehmern
- Fehlendes Leistungsdatum bei Abweichung vom Rechnungsdatum
- Falscher Steuersatz für ermäßigt besteuerte Leistungen
FAQ
Muss ich als Kleinunternehmer überhaupt eine Rechnung ausstellen?▼
Ja. Auch Kleinunternehmer sind zur Ausstellung von Rechnungen verpflichtet, wenn der Leistungsempfänger ein Unternehmer ist. Der einzige Unterschied: Du weist keine Umsatzsteuer aus und musst auf § 19 UStG hinweisen.
Was ist der Unterschied zwischen Steuernummer und USt-IdNr.?▼
Die Steuernummer wird vom Finanzamt vergeben und ist für inländische Zwecke erforderlich. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) beginnt mit "DE" und wird für innergemeinschaftliche Geschäfte benötigt. Du benötigst die USt-IdNr. beim Bundeszentralamt für Steuern beantragen.
Darf ich Rechnungen per E-Mail versenden?▼
Ja, das ist in Deutschland vollkommen rechtsgültig. Rechnungen per E-Mail (z. B. als PDF-Anhang) sind steuerlich anerkannt, solange die Echtheit und Unversehrtheit des Dokuments gewährleistet ist.
Was passiert, wenn meine Rechnung Fehler enthält?▼
Du musst eine korrigierte Rechnung mit demselben Rechnungsdatum und einem klaren Hinweis auf die Korrektur ausstellen. Die fehlerhafte Rechnung muss storniert (nicht gelöscht) werden.
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