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Was auf eine VA-Rechnung gehört

Abrechnungszeitraum — abgedeckte Daten (z. B. „Mai 2025")
Leistungsbeschreibung — z. B. „Administrative Unterstützung", „E-Mail-Management und Kalenderplanung"
Geleistete Stunden oder erledigte Aufgaben — nach Aufgabenkategorie aufgeschlüsselt
Stundensatz oder Retainergebühr
Software- oder Abonnementkosten für den Kunden
Währung — besonders wichtig bei internationalen Kunden

Stundenabrechnung vs. Retainer-Abrechnung

Stundenabrechnung: Das häufigste Einstiegsmodell. Zeit genau erfassen (Toggl, Clockify) und Aufgabenzusammenfassung einschließen: „E-Mail-Management — 4,5 Std.", „CRM-Dateneingabe — 3 Std."

Monatlicher Retainer (Stundenpaket): Kunde kauft eine feste Stundenanzahl pro Monat — z. B. 20 Std./Monat zum ermäßigten Stundensatz. Zu Monatsbeginn im Voraus fakturieren.

Aufgabenpakete: Festpreis für ein definiertes Ergebnis — z. B. „E-Mail-Postfach-Management und tägliche Zusammenfassung — 250 €/Monat".

Stundenerfassung und Reporting

Zeit nach Aufgabenkategorie gruppieren: Administration, Recherche, Kommunikation, Terminplanung
Stunden je Kategorie und Gesamtstunden angeben
Für Retainer-Kunden: genutzte vs. verbleibende Stunden zeigen: „20 Std. Retainer — 17,5 Std. genutzt — 2,5 Std. übertragen"
Für Neukunden: erste Monate den Zeitnachweis beilegen

Steuern für Virtuelle Assistenten

Kleinunternehmerregelung: Bis 22.000 € Jahresumsatz kein MwSt.-Ausweis nötig
Umsatzsteuerpflichtig: 19 % MwSt. auf VA-Leistungen
EU-Auslandskunden (B2B): Reverse-Charge — beide USt-IdNrn. und entsprechenden Hinweis auf der Rechnung angeben
Absetzbare Ausgaben: Heimarbeitsplatzanteil, Internet, Software-Abos, Ausstattung, Weiterbildung

Häufig gestellte Fragen

Soll ich Vorauszahlung für einen Retainer verlangen?

Ja — monatliche Retainer zu Monatsbeginn im Voraus fakturieren. Das ist Standard und schützt dich, falls eine Kundenbeziehung mid-monat endet. Für Neukunden: erste Monatszahlung vor Arbeitsbeginn einfordern.

Wie stelle ich internationalen Kunden Rechnung?

In der vereinbarten Währung fakturieren und klar auf der Rechnung ausweisen. invoicePrivate unterstützt alle gängigen Währungen. Wechselkursrisiko liegt beim Kunden, sofern nicht anders vereinbart.

Was tue ich, wenn ein Kunde die Stundenanzahl bestreitet?

Den Zeiterfassungsbericht aus Toggl, Clockify oder deinem Zeiterfassungstool vorlegen. Wöchentliche Zusammenfassungen teilen, damit am Monatsende keine Überraschungen entstehen.

Wie handhabe ich nicht genutzte Retainer-Stunden?

Deine Verfallsrichtlinie im Vertrag und auf der Rechnung klar festlegen. Die meisten VAs lassen Stunden am Monatsende verfallen (berechenbar) oder erlauben einen begrenzten Übertrag von 2–5 Stunden. Konsequent anwenden.

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