Factuursjabloon voor Virtuele Assistenten

Als virtueel assistent kun je op verschillende manieren factureren. Zorg voor een heldere factuur met:

• Je naam, adres en KvK-nummer
• Periode waarover je factureert (bijv. mei 2026)
• Specificatie van werkzaamheden: e-mailbeheer, agendabeheer, social media, etc.
• Aantal uren per taak × uurtarief, of vaste retainer-prijs
• Eventuele extra kosten (tools, abonnementen die je voor de klant hebt aangeschaft)

Veel VA's werken met een maandelijks retainer-pakket. Dit geeft zekerheid voor jou en de klant:

• Retainer: vaste maandprijs voor een pakket uren of taken — stuur altijd aan het begin van de maand een factuur
• Uurtarief: je registreert je uren per taak en factureert maandelijks achteraf
• Projecttarief: vaste prijs per project of klus — handig voor eenmalige opdrachten

Als ZZP-er met een omzet onder €20.000 per jaar kun je gebruikmaken van de Kleineondernemersregeling (KOR). Je hoeft dan geen btw te rekenen. Heb je een hogere omzet, dan reken je 21% btw en doe je kwartaalaangifte bij de Belastingdienst.

Werk je voor buitenlandse opdrachtgevers in de EU? Dan geldt de btw-verleggingsregeling. Vermeld op je factuur: "Btw verlegd (art. 12 Wet OB)."

Als VA heb je toegang tot gevoelige klantinformatie. invoicePrivate slaat al je facturatiegegevens uitsluitend lokaal op — geen cloud, geen risico op datalekken.

• Sla vaste klanten op en hergebruik hun gegevens elke maand
• Maak facturen ook onderweg, zonder internetverbinding
• Professionele PDF in één klik, met je eigen logo
• Gratis, voor altijd — geen verborgen kosten