Btw op Facturen: Complete Gids voor Zzp'ers en MKB (2025)

Btw (belasting over de toegevoegde waarde) is voor de meeste zzp'ers en kleine ondernemers in Nederland een verplicht onderdeel van de facturering. Of je nu diensten verleent of goederen verkoopt, het is essentieel om btw correct te berekenen en te vermelden op je facturen.

Wat is btw en hoe werkt het?

Btw is een indirecte belasting die de consument uiteindelijk betaalt, maar die door ondernemers wordt geïnd namens de Belastingdienst. Als ondernemer draag je het verschil af tussen de btw die je hebt ontvangen van klanten (verschuldigde btw) en de btw die je hebt betaald aan leveranciers (voorbelasting).

Btw-tarieven in Nederland (2025)

• 21 % — Algemeen tarief: van toepassing op de meeste goederen en diensten (advies, IT, reclame, import, luxegoederen, etc.)
• 9 % — Verlaagd tarief: voedsel en dranken, geneesmiddelen, boeken en tijdschriften, kunst, logies, personenvervoer, kappers en kleine herstellingswerkzaamheden
• 0 % — Nultarief: export buiten de EU, intracommunautaire leveringen van goederen aan btw-ondernemers in de EU, zeevaart en luchtvaart

Verplichte btw-vermeldingen op je factuur

Wanneer je btw berekent, moet je factuur de volgende gegevens bevatten:

• Je btw-identificatienummer (NL + 9 cijfers + B + 2 controlecijfers)
• Btw-nummer van de afnemer (bij B2B transacties)
• Het bedrag exclusief btw per tariefgroep
• Het btw-tarief (percentage)
• Het btw-bedrag
• Het totaalbedrag inclusief btw

De Kleineondernemersregeling (KOR)

Verwacht je een omzet van minder dan 20.000 euro per jaar? Dan kun je kiezen voor de KOR:

• Je hoeft geen btw te berekenen aan klanten
• Je hebt geen recht op aftrek van voorbelasting
• Je hoeft geen btw-aangifte te doen
• Je facturen vermelden: "Vrijgesteld van btw op grond van de kleineondernemersregeling (art. 25 Wet OB 1968)"

De KOR is optioneel en geldt voor minimaal 3 jaar nadat je je hebt aangemeld. Zodra je omzet de 20.000 euro overschrijdt, stopt de KOR automatisch en ben je direct btw-plichtig.

Intracommunautaire diensten (EU-leveringen)

Verleen je diensten aan btw-ondernemers in andere EU-landen? Dan geldt het verleggingsregeling (reverse charge):

• Je factureert zonder btw
• Je vermeldt: "Btw verlegd" of "VAT reverse charged"
• Je noteert het btw-nummer van je EU-klant op de factuur
• Je geeft de transactie op in de opgaaf Intracommunautaire Prestaties (ICP)

Btw-aangifte doen

Btw-aangifte doe je via Mijn Belastingdienst Zakelijk:

• Kwartaalaangifte (meeste zzp'ers): uiterlijk 1 maand na het kwartaal einde
• Maandaangifte (bij grotere omzetten of op verzoek)
• Jaaraangifte (voor ondernemers met minder dan 1.883 € btw per jaar te betalen)

Voorbelasting aftrekken

Je mag de btw op zakelijke inkopen terugvragen als:

• Je een correcte factuur hebt (op naam van jouw bedrijf)
• De aankoop zakelijk is gebruikt
• Je niet deelneemt aan de KOR

Voor zakelijk en privé gemengd gebruik trek je alleen het zakelijke percentage af. Personenauto's: maximaal 50 % aftrekbaar voor zzp'ers.

Veel gemaakte btw-fouten

• Verkeerd btw-tarief toepassen (9 % i.p.v. 21 % of andersom)
• Btw-nummer vergeten op de factuur
• Geen factuur bewaren voor zakelijke uitgaven
• Btw aanrekenen terwijl je onder de KOR valt
• Intracommunautaire leveringen niet correct opgeven bij de ICP-opgaaf