Factuur vs Kwitantie: Wat is het Verschil?

Veel ondernemers en zzp'ers gebruiken de termen "factuur" en "kwitantie" door elkaar. Toch zijn het twee fundamenteel verschillende documenten met een eigen functie in je administratie. Dit artikel legt het verschil duidelijk uit.

Wat is een factuur?

Een factuur is een commercieel document dat je stuurt aan een klant om betaling te verzoeken voor geleverde goederen of diensten. Je stuurt hem vóór of gelijktijdig met de betaling.

In Nederland is de factuur verplicht bij zakelijke transacties (B2B). Volgens de Belastingdienst moet een factuur de volgende gegevens bevatten:

• Factuurnummer (opeenvolgend en uniek)
• Factuurdatum
• Je volledige naam/bedrijfsnaam, adres en btw-nummer
• Naam, adres en eventueel btw-nummer van de klant
• Omschrijving van de geleverde goederen of diensten
• Datum van levering of prestatie
• Bedrag exclusief btw, het btw-tarief en het btw-bedrag
• Totaalbedrag inclusief btw

Alleen met een correcte factuur kan jouw klant de btw terugvragen als voorbelasting bij de Belastingdienst.

Wat is een kwitantie?

Een kwitantie is een document dat bevestigt dat een betaling daadwerkelijk is ontvangen. Het wordt opgemaakt ná ontvangst van het geld en dient als bewijs van betaling voor de betaler.

Een kwitantie bevat doorgaans:

• Datum en bedrag van de ontvangen betaling
• Naam van de betaler en ontvanger
• Reden of omschrijving van de betaling
• Handtekening van de ontvanger

Een kwitantie heeft geen waarde voor btw-teruggave. Het vervangt de factuur niet.

Belangrijkste verschillen

Moment van uitgifte

Factuur: Vóór of bij betaling — vraagt om betaling.
Kwitantie: Ná betaling — bevestigt betaling.

Fiscale waarde

Factuur: Verplicht voor btw-aftrek, officieel boekhoudkundig document.
Kwitantie: Bewijs van betaling, maar geen btw-aftrek mogelijk.

Wettelijke verplichting

Factuur: Wettelijk verplicht bij zakelijke transacties en voor btw-ondernemers.
Kwitantie: Verplicht op verzoek van de betaler (art. 6:114 BW).

De kleine ondernemersregeling (KOR) en facturen

Als je deelneemt aan de Kleineondernemersregeling (KOR), bereken je geen btw aan je klanten. Je facturen vermelden dan: "Vrijgesteld van btw op grond van de kleineondernemersregeling (art. 25 Wet OB 1968)". Je klanten kunnen geen btw terugvragen over jouw facturen, maar je bent zelf ook vrijgesteld van btw-aangifte.

Kassabon: factuur of kwitantie?

Een kassabon is technisch gezien een vereenvoudigde factuur (of kwitantie voor de consument). Voor zakelijke aankopen tot 100 euro inclusief btw geldt de kassabon als vereenvoudigde factuur. Daarboven heb je een volledige factuur op jouw bedrijfsnaam nodig om de btw terug te kunnen vragen.

Gecombineerd document: de gecasseerde factuur

Een factuur wordt automatisch ook een betalingsbewijs als je er de stempel of aantekening "Voldaan d.d. [datum]" op zet met je handtekening. Zo combineer je beide functies in één document — handig bij contante betalingen of wanneer je klant direct betaalt.