Kostenlose Rechnungsvorlage für Eventplaner
Planungshonorar, Dienstleisterkosten und Vor-Ort-Koordination transparent abrechnen. Professionelle PDF-Rechnungen — kein Konto erforderlich.
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Was auf eine Eventplaner-Rechnung gehört
- Eventname, -datum und -location
- Leistungsbeschreibung — Vollplanung, Teilplanung, Vor-Ort-Koordination, Locationsuche
- Planungshonorar — klar von Dienstleisterkosten trennen
- Dienstleisterdurchleitungen — Catering, Florist, Fotograf, Technik, Entertainment
- Koordinierungsaufschlag auf Dienstleisterkosten (vertraglich offengelegt)
- Reise- und Übernachtungskosten für auswärtige Events
- Zahlungsmeilenstein — Anzahlung, Abschlagszahlung oder Restbetrag
Honorarmodelle für Eventplaner
Pauschalhonorar: Fester Betrag für den gesamten Planungsumfang. Bei Hochzeiten meist prozentual vom Gesamtbudget (8–15 %) oder als Festbetrag.
Stundenhonorar: Besser für Teilplanung oder Corporate-Events mit schwer definierbarem Umfang.
Vor-Ort-Koordination: Separates niedrigeres Honorar für Kunden, die selbst geplant haben und eine professionelle Umsetzung am Veranstaltungstag wünschen.
Abrechnung von Dienstleisterkosten und Anzahlungen
- Dienstleisteranzahlungen: Sofort in Rechnung stellen — keine Buchungen aus eigener Tasche finanzieren
- Catering und Locationmiete: Zum angebotenen Preis weiterleiten
- Restbeträge: Dienstleister-Restbeträge vor Fälligkeit beim Lieferanten beim Kunden einziehen
- Budgetüberschreitungen: Sofort mit klarer Erklärung in Rechnung stellen
Steuern für freischaffende Eventplaner
- Umsatzsteuerpflichtig: 19 % MwSt. auf Planungsleistungen und Provisionseinnahmen
- Kleinunternehmerregelung: Bis 22.000 € kein MwSt.-Ausweis möglich. Große Events können schnell zum Überschreiten der Grenze führen — Umsatz im Blick behalten.
- Liquiditätsplanung: Bei großen Dienstleiterdurchleitungen auf separaten Kundenkonten oder mit Liquiditätspuffer arbeiten.
Häufig gestellte Fragen
Wie strukturiere ich Zahlungsmeilensteine für eine Hochzeit?
Drei Meilensteine sind Standard: (1) Nicht erstattungsfähige Anzahlung (25–30 %) bei Buchung; (2) Abschlagszahlung (40–50 %) 6–12 Monate vor dem Event; (3) Restbetrag 2–4 Wochen vor dem Event.
Wie stelle ich bei einem abgesagten Event Rechnung?
Dein Vertrag sollte Stornogebühren auf Staffelbasis vorsehen. Honorare für bis dahin erbrachte Leistungen plus die anwendbare Stornogebühr in Rechnung stellen.
Soll ich eine separate Gebühr für die Locationsuche berechnen?
Ja — Locationrecherche ist ein erheblicher Zeitaufwand. Als separate Position ausweisen oder eine definierte Anzahl von Besichtigungen im Pauschalhonorar einschließen.
Wie handle ich Spesenabrechnung nach dem Event?
Alle erstattungsfähigen Ausgaben innerhalb von 7 Tagen nach dem Event in Rechnung stellen. Belege für Ausgaben über 25 € beilegen. Nicht monatelang warten.
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