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Was auf eine Personal-Trainer-Rechnung gehört

Eine klare Trainingsrechnung dokumentiert die erbrachten Leistungen und ist für deine Steueraufzeichnungen unerlässlich. Sie sollte enthalten:

Trainingsdaten und -zeiten — jede Einheit oder den abgerechneten Zeitraum auflisten
Leistungsbeschreibung — z. B. „Personal Training 1:1 — 5 Einheiten à 60 Min.", „Online-Coaching — 4-Wochen-Programm"
Preis pro Einheit oder Paketpreis
Trainingsort — Hausbesuch, Fitnessstudio, Park oder online
Zusatzkosten — Hallenmietgebühren, Ernährungsplan-Add-ons
Zahlungsbedingungen — Vorauszahlung oder nach Einheit

Einzelstunden oder Paketabrechnung

Einzelstundenabrechnung: Rechnung nach jeder Einheit oder wöchentlich. Einfach, aber mehr Verwaltungsaufwand und höheres Ausfallrisiko.

Paketabrechnung: Verkauf einer festen Anzahl Einheiten (z. B. 10 Einheiten) im Voraus. Typische Pakete:

Einsteiger-Paket — 5 Einheiten à 60 Min. — 250 €
Monatspaket — 12 Einheiten à 45 Min. — 560 €
Premium-Paket — 20 Einheiten + monatliches Programmgespräch — 880 €

Pakete verbessern deinen Cashflow und reduzieren No-Shows. Nenne deine Stornierungs- und Verfallsrichtlinie in den Rechnungsnotizen.

Hallenmiete und Zusatzkosten

Wenn du Trainingsräume mietest oder Materialien für Kunden bereitstellst, weise diese separat aus:

Hallenmiete: Zum Selbstkostenpreis oder in deinen Stundensatz einberechnen. Klar kennzeichnen: „Hallenmiete — 5 Einheiten à 8 € = 40 €"
Trainingspläne und Programme: Als separate Einmalposition abrechnen
Ernährungsberatung: Als gesonderte Leistung, falls du sie anbietest

Steuern für selbstständige Personal Trainer

Einnahmen aus Personal Training sind steuerpflichtige Einkünfte aus selbstständiger Tätigkeit:

Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG): Bis 22.000 € Jahresumsatz keine MwSt.-Pflicht, aber Pflichthinweis auf der Rechnung erforderlich
Umsatzsteuerpflichtig: 19 % MwSt. auf Trainingsleistungen ausweisen
Absetzbare Ausgaben: Mitgliedsbeiträge, die für Kundentraining genutzt werden, Ausrüstung, Versicherung, Fortbildungen und Fachverbandsbeiträge

Häufig gestellte Fragen

Soll ich Vorauszahlung oder nachträgliche Abrechnung verlangen?

Für Pakete empfiehlt sich die Vorauszahlung — sie schützt dich vor Ausfällen, verbessert deinen Cashflow und erhöht die Verbindlichkeit des Kunden. Bei Neukunden: erste Zahlung vor der ersten Einheit einfordern.

Wie gehe ich mit Stornierungen in der Rechnung um?

Deine Stornorichtlinie in den Rechnungsnotizen festhalten: z. B. „Stornierungen mit weniger als 24 Stunden Vorlauf werden voll berechnet." Verfallene Einheiten klar vermerken.

Kann ich Online-Coaching separat von Präsenztraining abrechnen?

Ja — als separate Leistungspositionen behandeln. Online-Coaching (Programmerstellung, Check-ins, Videoanrufe) kann als monatliches Abo oder je Lieferung abgerechnet werden.

Welche Währung für internationale Online-Coaching-Kunden?

Möglichst in der Währung des Kunden fakturieren, oder EUR als gemeinsame Abrechnungswährung vereinbaren. invoicePrivate unterstützt alle gängigen Währungen.

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