Cómo Crear una Factura Profesional en España: Guía Completa 2025

Emitir facturas correctas es una obligación legal para cualquier autónomo o empresa en España. Una factura incorrecta puede acarrear sanciones de la Agencia Tributaria, impedir a tu cliente deducir el IVA y retrasar tus cobros.

Menciones obligatorias en una factura española

Según el Reglamento de Facturación (Real Decreto 1619/2012), toda factura debe contener:

• Número de factura correlativo y sin saltos dentro de la serie
• Fecha de expedición
• Fecha de operación (si es distinta a la de expedición)
• Nombre y apellidos o razón social del expedidor
• NIF del expedidor
• Nombre y apellidos o razón social del destinatario
• NIF del destinatario (en operaciones B2B)
• Domicilio del expedidor y del destinatario
• Descripción de las operaciones
• Tipo impositivo de IVA aplicado
• Cuota tributaria de IVA
• Base imponible (precio sin IVA)
• Importe total de la factura (con IVA)

Tipos de IVA en España (2025)

• 21%: Tipo general (mayoría de bienes y servicios)
• 10%: Tipo reducido (alimentación, hostelería, transporte)
• 4%: Tipo superreducido (alimentos básicos, medicamentos, libros)
• 0%: Exento (exportaciones, algunos servicios médicos y educativos)

Guía paso a paso

Paso 1: Elige una plantilla profesional

Utiliza nuestro generador de facturas gratuito para crear facturas conformes con la normativa española en segundos, sin necesidad de registro.

Paso 2: Completa tus datos como emisor

Incluye tu nombre completo o razón social, dirección completa, NIF/CIF y número de IVA si aplica. Si tienes logo, añádelo para un resultado más profesional.

Autónomos en recargo de equivalencia: Debes indicar el tipo de recargo de equivalencia aplicable. Autónomos con IVA en franquicia: No es posible en España para la mayoría de actividades — todos los autónomos deben registrarse en el censo de empresarios y presentar autoliquidaciones de IVA.

Paso 3: Datos del cliente

Incluye nombre o razón social, dirección completa y NIF/CIF. Para operaciones intracomunitarias B2B con empresas de la UE, necesitas el número de IVA intracomunitario (VIES).

Paso 4: Numeración correlativa

Asigna números de factura correlativos sin saltos dentro de cada serie. Las series son opcionales pero útiles para distinguir diferentes tipos de operaciones (ej.: FAC-2025-001 para ventas, REC-2025-001 para abonos).

Paso 5: Describe detalladamente los servicios

Evita descripciones genéricas. En lugar de "servicios prestados", escribe:
"Diseño gráfico — cartel para evento corporativo A4 — 3 propuestas y 2 revisiones — enero 2025"

Paso 6: Aplica el IVA correctamente

Muestra claramente base imponible, tipo de IVA y cuota:

• Base imponible: 2.000,00 €
• IVA 21%: 420,00 €
• Total factura: 2.420,00 €

Paso 7: Establece las condiciones de pago

Indica la fecha de vencimiento concreta. La Ley 3/2004 establece un plazo máximo de pago entre empresas de 60 días. Para particulares, no hay límite legal pero es buena práctica indicarlo.

Retención del IRPF para profesionales

Si prestas servicios profesionales a otras empresas o autónomos, debes aplicar retención de IRPF (actualmente 15%, o 7% en los primeros años de actividad). Esta retención se descuenta del total de la factura y la ingresa en Hacienda tu cliente en tu nombre.

Conservación de facturas

La Ley General Tributaria obliga a conservar las facturas durante 4 años. No obstante, para tener en cuenta posibles reclamaciones mercantiles, se recomienda conservarlas durante al menos 5 años.